Die Kapazitätsplanung fokussiert sich auf die langfristige Planung und ermittelt den Bedarf an Produktivstunden über die gesamte Projektphase hinweg. Die Einsatzplanung hingegen ist operativ und teilt die verfügbaren Stunden den einzelnen Mitarbeitern zu. Sie stellt sicher, dass Ressourcen optimal auf konkrete Aufgaben und Projekte verteilt werden.
Verknüpfte Einsatz- und Kapazitätsplanung
Optimales Zusammenspiel von Einsatz- und Kapazitätsplanung
Die Kapazitätsplanung und die Einsatzplanung sind zwei zentrale Prozesse in der Unternehmenssteuerung, die eng miteinander verknüpft sein müssen, um die effiziente Nutzung von Ressourcen zu gewährleisten. Beide Prozesse sollten nicht isoliert betrachtet werden, sondern als Teil eines übergreifenden Systems miteinander abgestimmt sein. Ziel ist es, durch eine vorausschauende und iterative Planung die Auslastung der Ressourcen zu maximieren und gleichzeitig flexible Anpassungen zu ermöglichen.
Kapazitätsplanung: Grundstruktur und Ziel
In der Kapazitätsplanung wird zunächst der Bedarf an Produktivstunden für ein Projekt oder eine Abteilung über die gesamte Projektphase hinweg ermittelt und auf die verfügbare Zeit verteilt. Basierend auf dieser Verteilung sowie der Anzahl an verfügbaren Produktivstunden wird auf Unternehmensebene die Auslastung ersichtlich. Anhand dessen können Engpässe oder Überkapazitäten frühzeitig identifiziert werden.
Einsatzplanung: Operative Zuweisung von Ressourcen
Die Einsatzplanung baut auf der Kapazitätsplanung auf, indem die im Kapazitätsplan ermittelten Stunden konkret auf Mitarbeiter verteilt werden. Hier geht es darum, die vorhandenen Ressourcen möglichst optimal auf die Projekte zu verteilen. Der Abgleich zwischen geplanten (SOLL) und tatsächlich eingesetzten (IST) Ressourcen ist hierbei entscheidend, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und Massnahmen zur Ausgleichung zu ergreifen.
Synergien zwischen Kapazitäts- und Einsatzplanung
Das Zusammenspiel dieser beiden Prozesse sorgt dafür, dass Ressourcen wie Personal effizient genutzt und Kosten optimiert werden. Besonders bei grösseren Projekten, deren Phasen verschoben werden müssen, spielt die Verknüpfung beider Planungen eine wichtige Rolle. Die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit werden durch eine stetige Kontrolle der Auslastung auf Unternehmensebene gewährleistet.
Einfluss von temporären Mitarbeitern
Mitarbeiter, die nur zeitweise oder in Spitzenzeiten eingesetzt werden, müssen speziell in die Planung einbezogen werden, um die Unternehmensauslastung nicht zu verfälschen. Diese Ressourcen sollten nur für den Zeitraum ihrer tatsächlichen Verfügbarkeit in die Kapazitäts- und Einsatzplanung aufgenommen werden.
FAQs
Wie beeinflussen Engpässe oder Überkapazitäten die Unternehmensauslastung?
Engpässe und Überkapazitäten können die Effizienz eines Unternehmens stark beeinträchtigen. Während Engpässe zu Verzögerungen und zusätzlichem Aufwand führen können, verursachen Überkapazitäten ungenutzte Ressourcen und unnötige Kosten. Durch eine enge Abstimmung von Kapazitäts- und Einsatzplanung lassen sich diese Probleme frühzeitig erkennen und durch entsprechende Massnahmen ausgleichen.
Warum ist eine regelmässige Kontrolle der Auslastung auf Unternehmensebene wichtig?
Eine regelmässige Kontrolle der Auslastung ermöglicht es, Abweichungen zwischen geplanter und tatsächlicher Ressourcennutzung frühzeitig zu erkennen. Dies ist entscheidend, um Anpassungen an Kapazitäts- oder Einsatzplänen vorzunehmen und die Effizienz zu steigern. Dadurch können Engpässe vermieden und Ressourcen optimal genutzt werden.
Wie sollten temporäre Mitarbeiter in die Kapazitäts- und Einsatzplanung einbezogen werden?
Temporäre Mitarbeiter sollten nur für den Zeitraum ihrer tatsächlichen Verfügbarkeit in die Planung einbezogen werden. Es ist wichtig, ihre Einsätze klar zu definieren, um die Kapazitätsplanung nicht zu verzerren.
Welche Rolle spielt die Flexibilität in der Kapazitäts- und Einsatzplanung?
Flexibilität ist entscheidend, um auf unvorhergesehene Änderungen wie Projektverschiebungen oder plötzliche Ressourcenengpässe reagieren zu können. Eine enge Verknüpfung von Kapazitäts- und Einsatzplanung schafft die Grundlage, um schnell auf solche Veränderungen zu reagieren und die Planung entsprechend anzupassen, um eine optimale Ressourcenauslastung sicherzustellen.