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La planification des capacités est un aspect central de la gestion des ressources qui s'effectue au niveau de l'entreprise ou du service. Contrairement à la planification détaillée au niveau des employés, qui s'occupe des heures de travail et des tâches individuelles, la planification des capacités se concentre sur la coordination globale des ressources humaines et des heures productives sur une période plus longue. Elle vise à garantir une utilisation équilibrée des ressources disponibles en faisant coïncider les besoins en personnel avec les capacités réellement disponibles.

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Qu'est-ce que la planification des capacités ?

La planification des capacités est un processus stratégique qui vise à faire correspondre les ressources humaines et les heures productives disponibles avec les besoins des différents projets, commandes ou chantiers. Ce processus est souvent réalisé sur une base hebdomadaire, en comparant les résultats de la planification sur de longues périodes afin d'identifier les tendances et de procéder à des ajustements. L'objectif principal de la planification des capacités est de s'assurer que les ressources disponibles sont utilisées de manière optimale afin de maximiser l'efficacité de l'entreprise tout en évitant la surcharge ou la sous-utilisation.

Surcharge et sous-charge : définitions

Dans le cadre de la planification des capacités, il existe deux notions centrales :

Surcharge

Se produit lorsque les heures productives disponibles sont inférieures aux besoins générés par les projets et les commandes en cours. Cela signifie que l'entreprise ne dispose pas de ressources suffisantes pour réaliser toutes les tâches, ce qui peut entraîner des retards et une augmentation de la charge de travail.

Sous-charge de travail

Se produit lorsque les heures productives disponibles dépassent les exigences. Dans ce cas, les ressources restent inutilisées, ce qui entraîne une inefficacité et peut nuire à la productivité de l'entreprise.

Mesures à prendre en cas de surcharge

Lorsqu'une surcharge se produit, les entreprises doivent agir rapidement pour la désamorcer. Les mesures possibles comprennent :

Recours à des collaborateurs temporaires : des collaborateurs temporaires peuvent être appelés à court terme pour faire face à l'augmentation de la charge de travail sans prendre d'engagements à long terme.

Augmentation des heures de travail : Dans certains cas, les employés existants peuvent travailler des heures supplémentaires pour répondre à la demande.

Externalisation : certaines tâches peuvent être confiées à des sous-traitants ou à des sous-traitants afin de réduire la charge de travail interne.

Optimisation des processus : en améliorant les procédures et les processus (par exemple grâce au lean management), les entreprises peuvent travailler plus efficacement et réduire la charge de travail des employés.

Redistribution interne : les collaborateurs disponibles d'autres départements peuvent être utilisés à court terme pour soutenir les secteurs surchargés.

Mesures en cas de sous-charge

En cas de sous-charge, il existe également différentes stratégies pour surmonter cette phase :

Redéploiement du personnel : les collaborateurs peuvent être affectés à d'autres départements qui ont actuellement des besoins plus importants.

Prêt de personnel : les collaborateurs disponibles peuvent être prêtés temporairement à des entreprises amies afin d'utiliser leurs capacités à bon escient.

Chômage partiel ou congés : en période de faible activité, le chômage partiel peut être introduit ou les employés peuvent être encouragés à prendre des congés afin de répartir la charge de travail.

Tâches internes : Les employés peuvent, pendant cette période, effectuer des travaux dans le magasin ou des tâches d'entretien qui pourraient autrement être négligées.

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Indicateurs dans la planification des capacités

Pour que la planification des capacités soit efficace, différents indicateurs sont nécessaires. Ces indicateurs donnent un aperçu de la charge de travail et des besoins en ressources de l'entreprise et permettent de prendre des décisions éclairées. Les principaux indicateurs sont les suivants :

Pourcentage d'utilisation cible
Aperçu hebdomadaire des heures productives disponibles et nécessaires
Différence entre les ressources disponibles et les ressources requises
Données relatives aux projets dans la planification des capacités
Avancement du projet

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Pourcentage d'utilisation cible

Le pourcentage d'utilisation cible est un indicateur clé de la planification des capacités qui montre l'efficacité avec laquelle les ressources humaines disponibles sont utilisées. Il indique, sur une longue période, le pourcentage d'utilisation par semaine de l'ensemble de l'entreprise, d'un seul service ou de plusieurs services ensemble.

Aperçu hebdomadaire des ressources en personnel

Un aperçu hebdomadaire des ressources en personnel est un outil important dans la planification des capacités. Il montre combien de collaborateurs sont occupés, absents, disponibles ou affectés temporairement au cours d'une semaine donnée. En outre, il présente de manière comparative les besoins en heures productives par semaine.

Différence entre le personnel disponible et le personnel nécessaire

La différence entre le personnel disponible et le personnel requis est décisive pour une planification réussie des capacités. Une différence négative indique que du personnel supplémentaire est nécessaire, tandis qu'une différence positive indique que des ressources peuvent être libérées. Cette différence permet d'identifier rapidement les pénuries ou les surplus de personnel et d'agir en conséquence.

Données relatives aux projets dans la planification des capacités

La planification des capacités nécessite une liste de tous les projets avec des informations détaillées. Il s'agit notamment du numéro de projet, du nom du projet, du site, des dates de début et de fin, de la durée prévue du projet ainsi que des heures productives requises (charges ou dépenses calculées ; en heures, jours ou semaines). En outre, il doit être possible de voir dans quelle semaine de construction ou de planification le projet se trouve actuellement. Ces données permettent de calculer avec précision les heures productives nécessaires pour chaque projet et de garantir que toutes les exigences seront satisfaites.

Avancement du projet

L'avancement du projet est mesuré à l'aide des heures productives consommées par rapport aux besoins planifiés. Il est donc nécessaire d'afficher pour chaque projet les indicateurs relatifs aux heures productives consommées, planifiées et encore disponibles. Ces informations permettent d'évaluer la performance du projet et de procéder aux ajustements nécessaires pour s'assurer qu'il reste dans les temps.

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Glossaire