Une interview de Vanillaplan dans la revue internationale spécialisée dans le bois HOB !

Gérer efficacement la planification des ressources - logiciel basé sur le cloud pour la planification des interventions et des capacités

Il y a sept ans, Remigius Stalder a été contacté par un entrepreneur qui cherchait de l'aide pour numériser la planification des interventions et des capacités de son entreprise. Un an plus tard, l'architecte Ingrid Stalder l'a rejoint - et cette année, Vanillaplan fête déjà son cinquième anniversaire. Ce qui a commencé comme une demande inhabituelle s'est transformé en une startup suisse à succès. Les clients de l'artisanat et de l'industrie y obtiennent un logiciel de planification qui repose sur une technologie de pointe et qui est en même temps intuitif à utiliser, comme le révèlent les deux directeurs dans l'interview.

Comment en êtes-vous venus à développer un logiciel pour le secteur du bâtiment ?

Remigius Stalder : Au départ, il y avait une entreprise de construction en bois qui réglait encore son planning d'intervention à l'aide d'un tableau magnétique classique. C'était en 2017, je dirigeais alors une agence de conseil. En me demandant si je pouvais transformer son tableau magnétique analogique en une application numérique, le projet a démarré - et a rapidement pris de l'ampleur. En 2018, Vanillaplan a déjà reçu ses premiers clients, puis en 2019, il s'est développé pour devenir le produit tel qu'il est actuellement sur le marché.

Ingrid Stalder : En tant qu'architecte, j'ai déjà joué plusieurs rôles avant Vanillaplan, notamment dans la planification et la réalisation de projets de construction. Je viens donc du secteur de la construction et je connais les exigences - cela nous a beaucoup aidés à développer notre outil. On peut dire que nous développons une solution du secteur de la construction pour le secteur de la construction.

Quels sont les défis que Vanillaplan relève dans le secteur de la construction ?

Ingrid : Dans la construction, le temps est une denrée rare et les processus doivent donc être absolument efficaces. La charge de travail doit être correcte, les projets doivent être terminés dans les délais et les collaborateurs doivent savoir où ils doivent aller. Étant donné que différents acteurs interagissent toujours et que différents projets doivent être gérés, une bonne coordination est indispensable. Et c'est là que nous intervenons : Notre outil relie la planification des interventions et des capacités, de sorte que les interventions des collaborateurs et la charge de travail globale soient coordonnées.

Comment fonctionne le lien entre la planification des ressources et la planification des capacités ?

Remigius : Pour pouvoir planifier efficacement, il faut que l'affectation des collaborateurs corresponde aux charges des projets et à la charge de travail de l'entreprise. C'est pourquoi Vanillaplan dispose d'une planification des capacités qui permet de connaître jusqu'à 60 semaines à l'avance la charge de travail de l'ensemble de l'entreprise, des différents projets, équipes ou départements. Ainsi, tout le monde sait à l'avance où en sont les capacités et les projets peuvent par exemple être déplacés de manière à ce que la charge de travail reste dans le vert. Et « vert » s'entend ici littéralement, car notre logiciel affiche intuitivement la charge de travail sous forme de feux de signalisation. D'autre part, il existe une planification des ressources, également sur 60 semaines, dans laquelle les collaborateurs, les véhicules et les outils peuvent être planifiés sur les projets par simple glisser-déposer. Inversement, les projets peuvent également être affectés à des ressources. La valeur ajoutée réside dans le fait que l'on voit directement combien de collaborateurs sont nécessaires pour quel projet.

Comment la planification des ressources est-elle communiquée aux collaborateurs ?

Ingrid : Nous avons un tableau d'affichage pour l'entreprise et une application mobile pour les déplacements. Grâce au tableau d'affichage, les collaborateurs voient déjà la veille où ils seront affectés le lendemain. Grâce à l'application mobile, ils peuvent également voir leurs interventions en déplacement et sont informés des changements par des messages push. Les fichiers joints sont également très intéressants : ils permettent de télécharger des documents tels que des plans de construction ou des images dans le logiciel, afin que les collaborateurs puissent y accéder en déplacement, par exemple depuis le chantier.

Quelles autres fonctions distinguent Vanillaplan des autres logiciels de planification ?

Remigius : D'une part, il est certain que Vanillaplan est un outil très visuel et intuitif. Les différentes couleurs, icônes et images permettent d'obtenir une vue d'ensemble en quelques secondes, ce qui simplifie la planification. Grâce à notre proximité avec le secteur de la construction, il dispose également de nombreuses fonctions supplémentaires qui facilitent le travail quotidien : la définition de compétences, comme un permis spécial pour certains collaborateurs, permet de constituer des groupes de manière plus efficace, la fonction d'événement permet par exemple de signaler les livraisons de matériel et le message de collision de dates permet d'éviter les doublons - pour ne citer que quelques exemples.

Ingrid : Une fonctionnalité spéciale de Vanillaplan est sans aucun doute la consommation des ressources. La question la plus importante lors de la planification d'un projet est de savoir comment le projet avance. La consommation des ressources, c'est-à-dire le rapport entre le personnel prévu et les dépenses calculées pour le projet, permet de voir exactement ce qu'il en est pour chaque projet. Et ce, même en rouge et vert, de sorte que les besoins d'action sont directement identifiables.

Par rapport à d'autres logiciels de planification, Vanillaplan a une structure modulaire.

Ingrid : Exactement, il est important pour nous que chaque entreprise puisse reproduire sa propre structure dans Vanillaplan. C'est pourquoi tous les éléments, comme les départements, les phases ou les catégories, peuvent être créés et nommés par l'utilisateur. C'est très flexible et cela permet de mettre en œuvre des conditions spécifiques à l'entreprise ; par exemple, différents sites peuvent être représentés par des départements.

Qu'est-ce qui se cache derrière les nouveaux plans d'intervention spécialement conçus pour la production ?

Remigius : Notre objectif était de couvrir avec Vanillaplan l'ensemble du processus de construction, de la planification au service, en passant par la fabrication et l'exécution. La préfabrication joue un rôle de plus en plus important, surtout dans la construction en bois. Parallèlement, le processus de fabrication pose des exigences particulières à la planification. C'est pourquoi nous avons développé des plans d'intervention spéciaux à cet effet.

Qu'est-ce qui rend les plans d'intervention de fabrication particuliers ?

Remigius : La particularité des plans d'intervention est d'une part l'affectation alignée. Cela signifie qu'un ordre est planifié sur le poste de travail pour toute sa durée et qu'il est exécuté sans interruption. Cela augmente la charge de travail et garantit qu'il sera terminé à une date fixe. La fonction de planification dynamique est en outre particulièrement pratique : ici, la durée de la commande est automatiquement prolongée ou raccourcie en fonction de la capacité des personnes concernées. Cela permet d'économiser beaucoup de temps et de rendre la planification beaucoup plus réaliste. La possibilité de planifier en trois équipes est également particulièrement utile pour la construction en bois. Si la date de fin d'une commande n'est pas respectée, elle est mise en évidence en rouge. Il est alors possible de la déplacer vers l'avant par simple glisser-déposer ou d'y affecter plus de collaborateurs afin de la terminer dans les délais.

Comment se déroule le processus d'implémentation du logiciel chez l'utilisateur et comment le soutenez-vous ?

Ingrid : Pour ne pas acheter un chat dans un sac, on peut tester gratuitement Vanillaplan. Il existe deux variantes à cet effet : D'une part, nous avons développé des visites virtuelles qui guident l'utilisateur à travers la version de démonstration de notre logiciel. Les principales fonctions y sont présentées et l'utilisateur peut découvrir Vanillaplan à son propre rythme et voir s'il est fait pour lui. Si l'on préfère tester avec ses propres données de base, c'est également possible. Pour cela, nous les importons dans Vanillaplan à l'aide d'un modèle Excel - et après un onboarding personnel, la phase de test peut commencer.

Remigius : Ce qui nous distingue en ce qui concerne l'implémentation de Vanillaplan, c'est Vanillaplan Fair. Il s'agit de notre plate-forme d'interface, qui nous permet d'échanger automatiquement des données de Vanillaplan avec n'importe quel système informatique. Vanillaplan peut ainsi être facilement connecté aux logiciels de planification ou ERP déjà utilisés.

Quel est l'ordre de grandeur des utilisateurs de Vanillaplan - s'agit-il plutôt de PME ou d'entreprises industrielles ?

Ingrid : Vanillaplan s'adapte à toutes les tailles d'entreprises. Peu importe que deux personnes y travaillent ou plus de 500. En principe, on peut toutefois dire que plus l'entreprise est grande, plus notre logiciel est efficace.

Des extensions de la gamme de modules sont-elles déjà prévues ?

Ingrid : Nous sommes actuellement dans la phase finale de développement de notre système de saisie des temps et des prestations. Elle sera également liée à la planification des interventions et des capacités. L'idée est que les temps d'intervention soient automatiquement repris dans la saisie des temps à partir de la planification des interventions et qu'ils puissent être confirmés ou modifiés par les collaborateurs via l'application mobile. Ces modifications seront à leur tour réinjectées dans la consommation des ressources, ce qui la rendra encore plus réaliste.

Remigius : Nous participons également à un projet de recherche de la HES du Nord-Ouest de la Suisse et de la Haute école des sciences appliquées de Zurich, pour lequel nous avons été sollicités. Le sujet est la planification co-créative des délais de construction.

Y a-t-il quelque chose à ajouter de votre côté ?

Remigius : Un thème important pour nous en tant que développeurs est la sécurité des données. Contrairement à d'autres fournisseurs, nous développons entièrement notre logiciel à Bâle et hébergeons les données dans un centre de calcul à Zurich - les données ne quittent donc pas la Suisse. Nous faisons en outre vérifier la sécurité des données par des contrôles réguliers - nos clients apprécient particulièrement ce critère de qualité.

Vous pouvez lire l'interview complète avec des photos sur le site web de HOB.