De nombreuses entreprises de construction ont recours à Excel pour planifier leurs interventions et leurs capacités, car il s'agit d'une solution simple et peu coûteuse. En tant qu'outil offrant des fonctions étendues de calcul et de traitement des données, qui peuvent être visualisées par des diagrammes et des graphiques, les possibilités d'utilisation sont en principe ouvertes vers le haut et il est tout à fait possible de créer des vues de planification complexes avec suffisamment de temps, de volonté et de compétences.
Planification des ressources dans Excel
Pour pouvoir représenter une planification complète des ressources dans Excel, il convient de créer plusieurs vues de planification. Comme Excel ne propose pas de modèle pour les plans d'affectation et de capacité couvrant tous les domaines, nous avons séparé la planification en diagrammes de Gantt pour la planification des capacités, les plans d'absence et d'affectation.
Planification des capacités
Les diagrammes de Gantt peuvent être utiles pour la planification sommaire du projet et la communication avec les principales parties prenantes du projet. Les diagrammes de Gantt indiquent la durée du projet sous forme de barres et donnent ainsi un aperçu rapide des projets et des tâches en cours. Dans la suite Microsoft Office, tu trouves des modèles dans lesquels tu peux inscrire les semaines de projet sur l'axe horizontal et tes projets sur l'axe vertical. La durée du projet est indiquée par un marquage de couleur des cellules.
Pour que tu puisses utiliser ton diagramme de Gantt comme planification stratégique des capacités, tu dois également inscrire dans les cellules l'effort nécessaire. Sur la dernière ligne, tu peux additionner les valeurs de toutes les cellules - et donc la charge totale calculée - et les comparer à la charge de travail disponible. Tu obtiens ainsi la charge de travail future de ton entreprise. L'inconvénient est que tu dois remplir de nombreuses cellules manuellement et les mettre à jour en permanence, ce qui rend la planification sujette à des erreurs et demande beaucoup d'entretien.
Planification des absences
Savoir quand quels collaborateurs sont disponibles est une condition importante pour le plan d'affectation et plus les données sont connues à l'avance, moins il y aura de reports par la suite. Pour le plan des absences, tu trouveras également des modèles sur la suite Office, dont la structure est similaire à celle de la planification des capacités. Tu peux saisir les jours du mois sur l'axe horizontal et tes ressources sur l'axe vertical. Les motifs d'absence peuvent être inscrits sous forme de lettres dans les cellules et peuvent être marqués en couleur.
Dans la ligne du bas, les absences sont additionnées. Ici aussi, la saisie manuelle de toutes les valeurs rend la planification assez longue et sujette aux erreurs. De plus, seules les absences d'une journée entière sont possibles dans ce modèle. Plus il y a d'informations à prendre en compte et à représenter, plus le temps de planification est important et plus le modèle doit être adapté.
Planification des affectations
La conception du plan d'affectation dépend de la manière dont tu souhaites planifier en détail les temps de travail de tes ressources disponibles. Une possibilité consiste à représenter, pour chaque jour de la semaine, un tableau avec des intervalles de temps d'une heure le long de l'axe horizontal et les employés le long de l'axe vertical. Tu peux marquer les affectations de projet par des cellules colorées et choisir une couleur individuelle pour chaque projet. Alternativement, tu peux représenter les projets le long de l'axe vertical et marquer le personnel - avec différentes couleurs - dans les cellules.
Grâce aux fonctions des cellules, tu peux additionner le temps de travail pour chaque projet et chaque employé. Comme pour la planification précédente, tu dois saisir de nombreuses données manuellement. De plus, tu ne disposes que de vues individuelles, donc dans ce cas, par exemple, seulement une vue journalière, structurée par employés sur l'axe vertical, de sorte que tu n'as pas de vue d'ensemble sur plusieurs semaines.
Communication
Une fois le plan établi, il peut être envoyé par e-mail aux employés. Cela garantit que tous sont informés de leurs heures de travail planifiées. Ce processus devient problématique en cas de modifications, car elles concernent souvent seulement certains employés. Si les modifications sont communiquées à l'ensemble du personnel, cela crée une surcharge d'informations. Si la modification est communiquée uniquement à la personne concernée, il devient difficile de garder une vue d'ensemble.
Excel est utile si...
Comme première étape ou dans le cas où tu n'as pas beaucoup de personnel et de projets à coordonner, Excel peut être tout à fait utile. Cependant, dès que ta planification devient un peu plus complexe et que tu dois gérer différents projets avec plusieurs participants, Excel atteint rapidement ses limites.
Avec Vanillaplan, tu as quelques avantages décisifs:
1.) Une solution qui comprend tout ce dont tu as besoin
Bien qu'Excel offre de vastes possibilités pour créer diverses vues de planification, tu dois les créer entièrement toi-même. Plus ta planification doit être détaillée et complexe, plus tu dois modifier les modèles, qui ne couvrent que des variantes de base absolues. Cela entraîne non seulement un effort initial élevé, mais aussi un effort de maintenance constant élevé. Avec Vanillaplan, tu disposes d'un logiciel qui comprend dès le départ tout ce dont tu as besoin. Tu t'inscris, importes tes données de base et c'est parti.
2.) Un outil central pour la planification liée
Pour une planification des ressources efficace, tu as besoin de plusieurs vues de planification. Dans Excel, tu peux les créer, mais elles restent juxtaposées sans lien. Cela rend difficile la coordination de ta planification des affectations avec les capacités de l'entreprise, ce qui entraîne une utilisation nettement moins optimale. Avec Vanillaplan, tu disposes de vues pour la planification des capacités, deux planifications des affectations et un plan d'absences dans différents horizons temporels, tous liés entre eux. Ainsi, tu peux calculer l'utilisation de ton entreprise à long terme, identifier à l'avance les pénuries de personnel ou de commandes, déplacer rapidement et efficacement les projets et ajuster ta planification des affectations à ta capacité disponible.
3.) De la construction pour la construction – avec des fonctionnalités supplémentaires
Dans Excel, tu peux étendre les modèles de planification selon tes préférences avec un investissement en temps et en efforts. Avec Vanillaplan, tu disposes d'une multitude de fonctionnalités supplémentaires spécialement adaptées aux besoins de l'industrie de la construction. Diverses options de filtrage qui peuvent être enregistrées sous forme de profils personnels, une fonction d'événements pour, par exemple, les livraisons de matériaux ou les notifications de conflit de calendrier pour éviter de doubler les affectations – ces extras te faciliteront le travail au quotidien.
Il y a aussi des fonctions spéciales pour différentes phases de projet : par exemple, dans la planification de la production, l'achèvement de ta commande est automatiquement ajusté au nombre d'employés planifiés, ou tu peux aligner toutes les commandes pour maintenir une utilisation constante des machines.
4.) Suivi de l'avancement du projet – grâce à la consommation des ressources
L'une des questions les plus importantes pour toute planification de construction est de savoir comment le projet progresse. Pour cela, Vanillaplan propose une fonction spéciale qui n'a pas d'équivalent dans Excel, à savoir la consommation des ressources. Cela te montre pour chaque projet s'il dépasse ou non les efforts calculés. Ainsi, tu as toujours un œil sur l'avancement du projet et peux prendre des mesures anticipées pour assurer l'achèvement dans les délais de la commande.
5.) Planification individuelle et collaborative
Dans Excel, il est possible de partager ta planification via le cloud avec tes employés afin que chacun puisse la modifier et voir les modifications des autres en temps réel. Cependant, il est impossible de créer des profils individuels ou de définir différentes autorisations. Dans Vanillaplan, tu peux enregistrer tous les utilisateurs et créer un profil individuel pour chacun, où ils peuvent par exemple enregistrer leurs options de filtrage ou d'autres paramètres personnels. De plus, tu peux définir pour chaque utilisateur dans quelle mesure il peut modifier la planification ou, par exemple, simplement la lire, permettant ainsi à différents employés de contribuer à la planification à différents niveaux.
6.) Communication simple – avec tableau d'affichage et application mobile
Une fois la planification des affectations réalisée, elle doit être communiquée aux employés. Si la planification se fait dans Excel, il est judicieux d'envoyer le plan par e-mail à tous les employés. Cependant, cela devient vraiment fastidieux – et c'est souvent le cas – lorsque des modifications spontanées surviennent et que certains employés doivent en être informés rapidement. Avec Vanillaplan, grâce au tableau d'affichage et à l'application mobile comme moyens de communication, les envois de plans et les appels de suivi appartiennent au passé : tes employés voient sur le tableau d'affichage dès la veille où ils seront affectés le lendemain ou peuvent le consulter depuis chez eux ou en déplacement via l'application mobile. De plus, ils peuvent être rapidement informés des modifications via des notifications push sur l'application mobile – et ce, uniquement lorsque les modifications les concernent.
7.) Interface visuelle et intuitive
Tu peux utiliser différentes couleurs, abréviations ou symboles dans Excel pour rendre ta planification aussi claire que possible. Cependant, cela devient difficile pour des planifications vraiment complexes. Avec Vanillaplan, nous nous sommes spécialisés dans une présentation simple et claire et une utilisation intuitive. Avec des couleurs, des icônes, des photos et des diagrammes, tu obtiens en quelques secondes une vue d'ensemble de ta planification. Facile à utiliser sans difficultés initiales, sa manipulation simple te fait gagner du temps chaque jour.
Conclusion
Les coûts d'Excel peuvent être faibles et les possibilités d'utilisation en théorie illimitées, mais tu dois investir beaucoup de temps et d'énergie dans la création de ta planification et supporter un effort de maintenance élevé en permanence – et cela sans fonctionnalités spécifiques pour la planification de la construction.
Convaincs-toi toi-même et essaie notre logiciel de planification des ressources spécialisé Vanillaplan gratuitement et sans engagement pendant 14 jours.
FAQs
1. Pourquoi de nombreuses entreprises de construction utilisent-elles Excel pour la planification des ressources ?
De nombreuses entreprises de construction utilisent Excel parce que c'est une solution économique, flexible et facile à utiliser pour la planification des ressources dans la gestion de projet. Excel permet des calculs étendus et des visualisations de données, soutenues par des diagrammes et des graphiques.
2. Quels sont les défis de la planification des affectations et des capacités avec Excel ?
Les défis de la planification avec Excel incluent un entretien manuel élevé, une susceptibilité aux erreurs lors de la saisie des données et des possibilités limitées de liaison entre différentes vues de planification.
3. Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt et comment aide-t-il à la planification des capacités ?
Un diagramme de Gantt montre la durée du projet sous forme de barres et offre un aperçu rapide des projets et tâches en cours. Il aide à la planification stratégique des capacités en visualisant l'effort nécessaire et la capacité disponible.
4. Quels sont les inconvénients de la saisie manuelle dans Excel pour la planification des affectations ?
La saisie manuelle dans Excel est chronophage et sujette aux erreurs. Elle nécessite également un entretien élevé, surtout lorsque des modifications doivent être apportées. La planification reste souvent limitée à des vues individuelles, ce qui complique la clarté.
5. Comment Vanillaplan facilite-t-il la communication avec les employés ?
Avec Vanillaplan, les employés voient leurs affectations via le tableau d'affichage et l'application mobile, ce qui les tient toujours informés. Les modifications spontanées sont envoyées directement aux employés concernés via des notifications push, éliminant les appels de suivi chronophages et assurant que chacun reçoit les informations nécessaires.
6. Comment un logiciel de planification des ressources spécialisé comme Vanillaplan peut-il améliorer la planification ?
Vanillaplan offre des vues de planification liées, des fonctionnalités spéciales telles que les notifications de conflit de calendrier et la consommation des ressources, ainsi qu'une interface conviviale. Il réduit l'entretien et permet une planification efficace des ressources.
7. Puis-je tester Vanillaplan gratuitement ?
Oui, tu peux tester Vanillaplan gratuitement et sans engagement pendant 14 jours.