Viele Bauunternehmen greifen für ihre Einsatz- und Kapazitätsplanung auf Excel zurück, weil es sich um eine einfache und kostengünstige Lösung handelt. Als Tool, in dem umfangreiche Funktionen zur Berechnung und Bearbeitung von Daten zur Verfügung stehen, die durch Diagramme und Graphen visualisiert werden können, sind die Nutzungsmöglichkeiten grundsätzlich nach oben offen und es lassen sich mit ausreichend Zeit, Willen und Können durchaus komplexe Planungsansichten erstellen.
Ressourcenplanung in Excel
Um eine vollständige Ressourcenplanung in Excel abbilden zu können, sollten mehrere Planungsansichten erstellt werden. Da Excel keine Vorlage für Einsatz- und Kapazitätspläne anbietet, die alle Bereiche abdeckt, haben wir die Planung in Gantt-Diagramme für die Kapazitätsplanung, Abwesenheits- und Einsatzpläne getrennt.
Kapazitätsplanung
Für die grobe Projektplanung und die Kommunikation mit wichtigen Projektbeteiligten können Gantt-Diagramme sinnvoll sein. Gantt-Diagramme zeigen die Projektdauer in Form von Balken an und verschaffen so einen schnellen Überblick über laufende Projekte und Aufgaben. In der Microsoft-Office-Suite findest du Vorlagen, bei denen du in die horizontale Achse die Projektwochen und in die vertikale Achse deine Projekte eintragen kannst. Die Projektdauer machst du kenntlich, indem du die Zellen farblich markierst.
Damit du dein Gantt-Diagramm als strategische Kapazitätsplanung nutzen kannst, musst du in die Zellen zusätzlich den benötigten Aufwand eintragen. In der untersten Zeile kannst du die Werte aller Zellen – und damit den kalkulierten Gesamtaufwand – zusammenrechnen und mit dem verfügbaren Arbeitspensum vergleichen. So erhältst du die zukünftige Auslastung deines Unternehmens. Ein Nachteil ist hier allerdings, dass du viele Zellen manuell befüllst und laufend aktualisieren musst, wodurch die Planung fehleranfällig wird und ein hoher Pflegeaufwand entsteht.
Abwesenheitsplanung
Zu wissen, wann welche Mitarbeitenden verfügbar sind, ist eine wichtige Voraussetzung für den Einsatzplan und je früher die Daten bekannt sind, desto geringer ist später die Zahl der Verschiebungen. Auch für den Abwesenheitsplan findest du Vorlagen auf der Office-Suite, die ähnlich aufgebaut sind wie für die Kapazitätsplanung. Über die horizontale Achse kannst du die Tage des Monats und über die vertikale Achse deine Ressourcen erfassen. Die Abwesenheitsgründe lassen sich als Buchstaben in die Zellen eintragen und können farblich markiert werden.
In der untersten Zeile werden die Abwesenheiten aufsummiert. Auch hier macht die manuelle Eingabe aller Werte die Planung insgesamt recht zeitaufwändig und fehleranfällig. Zudem sind in dieser Vorlage nur ganztägige Abwesenheiten möglich. Je mehr Informationen eingerechnet und dargestellt werden sollen, desto höher wird der Planungsaufwand und desto stärker muss die Vorlage angepasst werden.
Einsatzplanung
Die Gestaltung des Einsatzplans hängt davon ab, wie detailliert du die Einsatzzeiten deiner verfügbaren Ressourcen planen möchtest. Eine Möglichkeit besteht darin, für jeden Wochentag eine Tabelle mit einstündigen Zeitintervallen entlang der horizontalen Achse und den Mitarbeitern entlang der vertikalen Achse darzustellen. Die Projekt-Einsätze kannst du als Zellen farblich markieren und für jedes Projekt eine individuelle Farbe wählen. Alternativ kannst du statt des Personals auch Projekte mittels der vertikalen Achse darstellen und das Personal – in verschiedenen Farben – über die Zellen markieren.
Über Zell-Funktionen kann für jedes Projekt und jeden Mitarbeiter die Arbeitszeit summiert werden. Ähnlich wie bei der Planung zuvor musst du auch hier viele Daten manuell eingeben. Es kommt hinzu, dass du nur über einelne Ansichten verfügst, also in diesem Fall z.B. nur eine Tagesansicht, gegliedert nach Mitarbeitern auf der vertikalen Achse, sodass du beispielsweise keinen Einblick über mehrere Wochen hast.
Kommunikation
Sobald der Plan erstellt ist, kann er per E-Mail an die Mitarbeitenden verschickt werden. Damit wird sichergestellt, dass alle über ihre geplanten Arbeitszeiten informiert sind. Problematisch wird dieses Vorgehen, wenn es Änderungen gibt, denn oft betreffen diese nur einzelne Mitarbeiter. Werden Änderungen an die gesamte Belegschaft kommuniziert, entsteht eine Informationsflut. Wird die Änderung nur an die betreffende Person kommuniziert, ist es schwierig, den Überblick zu behalten.
Excel ist sinnvoll, wenn...
Als erster Schritt oder im Fall, dass du nicht viel Personal und Projekte koordinieren musst, kann Excel durchaus sinnvoll sein. Sobald deine Planung allerdings etwas komplexer wird und du verschiedene Projekte mit mehreren Beteiligten verwalten musst, gerät Excel schnell an seine Grenzen.
Mit Vanillaplan hast du einige entscheidende Vorteile:
1.) Eine Lösung, die alles beinhaltet, was du brauchst
Excel bietet zwar umfassende Möglichkeiten zur Erstellung verschiedenster Planungsansichten, allerdings musst du diese vollständig selbst erstellen. Je detaillierter und komplexer deine Planung aussehen soll, desto stärker musst du die Vorlagen, die nur absolute Basic-Varianten abdecken, verändern. Dies hat neben einem hohen initialen Aufwand auch einen konstant hohen Pflegeaufwand zur Folge. Mit Vanillaplan hast du eine Software, die von Anfang an alles beinhaltet, was du brauchst. Du meldest dich an, importierst deine Stammdaten und los geht’s.
2.) Ein zentrales Tool für die verknüpfte Planung
Für eine effektive Ressourcenplanung brauchst du mehrere Planungsansichten. In Excel kannst du diese zwar erstellen, aber sie stehen unverknüpft nebeneinander. Dies macht die Abstimmung deiner Einsatzplanung auf die Unternehmens-Kapazitäten schwierig, wodurch eine deutlich weniger optimale Auslastung entsteht. In Vanillaplan verfügst du über Ansichten zur Kapazitätsplanung, zwei Einsatzplanungen und einen Abwesenheitsplan in je verschiedenen zeitlichen Horizonten, die alle miteinander verknüpft sind. So kannst du deine Betriebsauslastung langfristig berechnen, frühzeitig Personal- oder Auftragsengpässe erkennen, Projekte schnell und effizient verschieben und deine Einsatzplanung auf deine verfügbare Kapazität abstimmen.
3.) Von der Baubranche für die Baubranche – mit den gewissen Extra-Funktionen
In Excel kannst du mit einigem Zeit- und Fleiss-Investment die Planungs-Vorlagen gemäss deinen Vorstellungen erweitern. Mit Vanillaplan verfügst du hingegegen über eine Vielzahl von Extra-Funktionen, die speziell an die Bedürfnisse der Bauwirtschaft angepasst sind. Diverse Filteroptionen, die sich zu eigenen Profilen speichern lassen, eine Ereignis-Funktion für z.B. Materiallieferungen oder die Terminkollissions-Meldung, damit du niemanden doppelt einplanst – diese Extras werden dir die Arbeit tagtäglich erleichtern.
Hinzu kommen die Spezial-Funktionen für verschiedene Projektphasen: So wird in der Fertigungs-Planung beispielsweise die Fertigstellung deines Auftrags automatisch an die Anzahl der eingeplanten Mitarbeitenden angepasst oder du kannst z.B. alle Aufträge aliniert einplanen, um die Auslastung der Maschinen konstant zu halten.
4.) Projektfortschritt im Blick – durch den Ressourcenverbrauch
Eine der wichtigsten Fragen für jede Bauplanung ist, wie das Projekt vorankommt. Dafür gibt es in Vanillaplan eine besondere Funktion, für die es in Excel nichts vergleichbares gibt, nämlich den Ressourcenverbrauch. Durch diesen wird dir für jedes Projekt angezeigt, ob es den kalkulierten Aufwand über- oder unterschreitet. So hast du den Projektfortschritt durchgehend im Blick und kannst frühzeitig Massnahmen ergreifen, die die termingerechte Fertigstellung des Auftrags ermöglichen.
5.) Individuell und gemeinsam planen
In Excel ist es möglich, deine Planung über die Cloud mit deinen Mitarbeitern zu teilen, sodass sie jeder bearbeiten kann und die Änderungen des anderen direkt sieht. Allerdings ist es nicht möglich, individuelle Profile anzulegen oder verschiedene Berechtigungen einzustellen. In Vanillaplan kannst du alle Nutzer erfassen und für jeden ein individuelles Profil erstellen, in dem er zum Beispiel seine Filteroptionen oder andere persönliche Einstellungen speichern kann. Ausserdem kann für jeden Nutzer einegstellt werden, inwieweit er die Planung bearbeiten oder z.B. auch nur lesen kann, sodass verschiedene Mitarbeiter auf unterschiedlichen Leveln an der Planung mitwirken können.
6.) Einfache Kommunikation – mit Anzeigetafel und Mobile App
Nachdem die Einsatzplanung erstellt ist, muss sie an die Mitarbeitenden kommuniziert werden. Wird in Excel geplant, bietet es sich an, den Plan per E-Mail an alle Mitarbeitenden zu verschicken. Wirklich aufwändig wird es allerdings – und das ist nicht selten der Fall – wenn spontane Änderungen aufkommen, über die gewisse Mitarbeiter zeitnah informiert werden müssen. In Vanillaplan hat mit Anzeigetafel und Mobile-App als Kommunikationsmittel alles Pläne verschicken und Nachtelefonieren ein Ende: Deine Mitarbeitenden sehen über die Anzeigetafel schon am Vortag, wo sie am Tag danach eingeteilt sind, oder können es von zuhause oder unterwegs in der Mobile App ablesen. Zudem können sie über die Mobile-App mittels push-Nachrichten schnell über Änderungen informiert werden – und zwar nur dann, wenn die Änderungen für sie relevant sind.
7.) Visuelle und intuitive Bedienung
Du kannst in Excel auf verschiedene Farben, Kürzel oder Symbole zurückgreifen, um deine Planung möglichst übersichtlich zu gestalten. Bei wirklick komplexen Planungen wird das allerdings schwierig. Mit Vanillaplan haben wir uns auf eine einfache, klare Darstellung und eine intuitive Bedienung spezialisiert. Mit Farben, Icons, Fotos und Diagrammen bekommst du in Sekundenschnelle einen Überblick über deine Planung. Es ist ohne Anfangsschwierigkeiten leicht zu bedienen und durch seine einfache Handhabung sparst du jeden Tag aufs neue Zeit.
Fazit
Die Kosten für Excel mögen zwar gering und die Nutzungsmöglichkeiten grundsätzlich nach oben offen sein, allerdings musst du viel Zeit und Energie in die Erstellung deiner Planung investieren und hast einen dauerhaft hohen Pflegeaufwand – und das ohne spezifische Funktionen für die Bauplanung.
Überzeuge dich am besten selbst, und probiere unsere spezialisierte Ressourcenplanungs-Software Vanillaplan kostenlos und unverbindlich 14 Tage lang aus.
FAQs
1. Warum nutzen viele Bauunternehmen Excel für die Ressourcenplanung?
Viele Bauunternehmen nutzen Excel, weil es eine kostengünstige, flexible und leicht bedienbare Lösung für die Ressourcenplanung im Projektmanagement bietet. Excel ermöglicht umfangreiche Berechnungen und Datenvisualisierungen, die durch Diagramme und Graphen unterstützt werden.
2. Welche Herausforderungen gibt es bei der Einsatz- und Kapazitätsplanung mit Excel?
Die Herausforderungen bei der Planung mit Excel umfassen den hohen manuellen Pflegeaufwand, die Fehleranfälligkeit bei der Dateneingabe und die begrenzten Möglichkeiten zur Verknüpfung verschiedener Planungsansichten.
3. Was ist ein Gantt-Diagramm und wie hilft es bei der Kapazitätsplanung?
Ein Gantt-Diagramm zeigt die Projektdauer in Form von Balken an und verschafft einen schnellen Überblick über laufende Projekte und Aufgaben. Es hilft bei der strategischen Kapazitätsplanung, indem es den benötigten Aufwand und die verfügbare Kapazität visualisiert.
4. Welche Nachteile hat die manuelle Eingabe in Excel bei der Einsatzplanung?
Die manuelle Eingabe in Excel ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Zudem erfordert sie einen hohen Pflegeaufwand, insbesondere wenn Änderungen vorgenommen werden müssen. Die Planung bleibt meist auf einzelne Ansichten beschränkt, was die Übersichtlichkeit erschwert.
5. Wie erleichtert Vanillaplan die Kommunikation an Mitarbeiter?
Mit Vanillaplan sehen Mitarbeiter ihre Einsätze über die Anzeigetafel und die Mobile-App, wodurch sie stets aktuell informiert sind. Spontane Änderungen werden mittels Push-Nachrichten direkt an die betroffenen Mitarbeitenden gesendet, wodurch zeitaufwändiges Nachtelefonieren entfällt und jeder genau die Informationen bekommt, die er benötigt.
6. Wie kann eine spezialisierte Ressourcenplanungs Software wie Vanillaplan die Planung verbessern?
Vanillaplan bietet verknüpfte Planungsansichten, spezielle Funktionen wie Terminkollisions-Meldungen und den Ressourcenverbrauch sowie eine benutzerfreundliche Oberfläche. Es reduziert den Pflegeaufwand und ermöglicht eine effektive Ressourcenplanung.
7. Kann ich Vanillaplan kostenlos testen?
Ja, du kannst Vanillaplan kostenlos und unverbindlich 14 Tage lang testen.
