Warum ist eine effiziente Einsatzplanung in der Bauindustrie wichtig?
Die Erstellung einer effektiven Einsatzplanung ist entscheidend, um Projekte in der Bauwirtschaft erfolgreich und termingerecht abzuschliessen. Hierbei geht es darum, die begrenzten Ressourcen eines Unternehmens optimal zu nutzen. Ressourcen müssen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sein. Eine durchdachte Einsatzplanung erhöht die Produktivität, verbessert die Termintreue und fördert die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Damit auch deine Planung zum Erfolg wird, haben wir für dich die wichtigsten Punkte in sechs Schritten zusammengefasst. Auch für kleinere Unternehmen kann der Einsatz spezieller Software von Vorteil sein, um Terminkollisionen zu vermeiden, Ressourcen effizient einzusetzen und eine einheitliche Kommunikation zu gewährleisten.
Sechs Schritte einer effektiven Einsatzplanung
1. Geeignete Struktur festlegen
2. Zwischen Grob- und Feinplanung unterscheiden
3. Abwesenheiten erfassen
4. Vorplanung erstellen und Feedback einholen
5. Direkte Kommunikation
6. Überwachung und Optimierung
Einsatzplanung für Bauprojekte: Die wesentlichen Schritte
1. Geeignete Struktur festlegen
Eine sinnvolle Strukturierung der Ressourcen und Projekte ist der erste Schritt. Mitarbeiter können beispielsweise in Abteilungen gegliedert und Projekte in Phasen, wie z.B. Fertigung, Montage oder Service, unterteilt werden. Dadurch erhält man einen klaren Überblick und sieht direkt, welche Ressourcen für welche Projektphase benötigt werden. Diese Übersicht erleichtert die Zuordnung und ermöglicht eine vorausschauende Planung.
2. Zwischen Grob- und Feinplanung unterscheiden
Eine zu detaillierte Planung zu einem frühen Zeitpunkt kann problematisch sein, da oftmals kurzfristige Änderungen eintreten. Daher sollte zunächst eine Grobplanung in Form einer Kapazitätsplanung erstellt werden. Hierbei werden die Aufwände des Unternehmens über einen längeren Planungshorizont mit den verfügbaren Ressourcen verglichen. Dies ermöglicht das frühzeitige Erkennen von Personal- oder Auftragsengpässen. Ist die Kapazitätsplanung gemacht, kann darauf die konkrete Einsatzplanung aufgebaut werden.
3. Abwesenheiten erfassen
Ein separater Abwesenheitsplan sollte mit der Einsatzplanung verknüpft sein. Abwesenheiten sollten hier so früh wie möglich vermerkt werden, da dies die Anpassung der Planung erleichtert. Optimalerweise werden Abwesenheiten, wie z.B. Ferien, schon in der Grobplanung berücksichtigt, um die Planung realistisch zu gestalten.
4. Vorplanung erstellen und Feedback einholen
Nach der Erarbeitung der Richtwerte und der Berücksichtigung von Abwesenheiten erfolgt die Zuteilung der Ressourcen zu den Projekten. Bei Bauprojekten kann es sinnvoll sein, eine vorläufige Planung zu erstellen, die in wöchentlichen Projektleitersitzungen überprüft wird. Hierbei wird Feedback eingeholt und Optimierungen vorgenommen, bevor die definitive Planung erstellt wird.
5. Direkte Kommunikation
Die Planung sollte nach einem einheitlichen Schema an die Mitarbeitenden kommuniziert werden. Digitale Pläne sind vorteilhaft, da sie bei kurzfristigen Änderungen leicht angepasst und weitergeleitet werden können. Beliebte Möglichkeiten zur Kommunikation der Planung sind digitale Anzeigetafeln, die im Büro oder der Werkstatt aufgehängt werden, oder Smartphone-Apps, über die Mitarbeiter von überall Zugriff auf ihre Einsätze haben. Da Änderungen immer möglich sind, sollten die Informationen direkt und einfach an das Personal gelangen.
6. Überwachung und Optimierung
Jede Planung ist individuell. Deshalb ist es hilfreich, Feedback von Mitarbeitern einzuholen und den Prozess laufend anzupassen. Bei häufigen Projektverschiebungen kann es sinnvoll sein, die Zielauslastung zu erhöhen. Gegebenenfalls sollten auch die Unternehmensstruktur oder der Planungsprozess angepasst und Teamleiter früher eingebunden werden.
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