Pianificazione della capacità

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La pianificazione della capacità è un aspetto centrale della gestione delle risorse che si svolge a livello aziendale o di reparto. A differenza della pianificazione dettagliata a livello di dipendenti, che si occupa delle ore di lavoro e delle mansioni individuali, la pianificazione delle capacità si concentra sul coordinamento generale delle risorse umane e delle ore produttive su un periodo di tempo più lungo. L'obiettivo è garantire un utilizzo equilibrato delle risorse disponibili, conciliando il fabbisogno di personale con le capacità effettivamente disponibili.

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Che cos'è la pianificazione della capacità?

La pianificazione della capacità è un processo strategico che mira a far coincidere le risorse umane e le ore produttive disponibili con le esigenze di diversi progetti, commesse o cantieri. Questo processo viene spesso svolto su base settimanale, confrontando i risultati della pianificazione su periodi di tempo più lunghi per identificare le tendenze e apportare modifiche. L'obiettivo principale della pianificazione della capacità è garantire che le risorse disponibili siano utilizzate in modo ottimale per massimizzare l'efficienza dell'azienda, evitando al contempo la sovra o sottoutilizzazione.

Sovrautilizzazione e sottoutilizzazione: definizioni

Esistono due termini chiave nel contesto della pianificazione della capacità:

Sovrautilizzazione

Si verifica quando le ore produttive disponibili sono inferiori alla domanda creata dai progetti e dagli ordini in corso. Ciò significa che l'azienda non dispone di risorse sufficienti per gestire tutte le attività, con conseguenti ritardi e aumento del carico di lavoro.

Sottoutilizzazione

Si verifica quando le ore produttive disponibili superano i requisiti. In questo caso, le risorse rimangono inutilizzate, il che porta all'inefficienza e può influire sulla produttività dell'azienda.

Misure in caso di sovraccarico

Quando si verifica un sovraccarico, le aziende devono agire rapidamente per alleviarlo. Le misure possibili includono

Ricorrere a personale temporaneo: il personale temporaneo può essere assunto con breve preavviso per far fronte all'aumento del carico di lavoro senza assumere impegni a lungo termine.

Aumentare l'orario di lavoro: In alcuni casi, i dipendenti esistenti possono fare ore supplementari per soddisfare la domanda.

Esternalizzazione: alcuni compiti possono essere subappaltati o esternalizzati per ridurre il carico di lavoro interno.

Ottimizzazione dei processi: migliorando i flussi di lavoro e i processi (ad esempio attraverso la gestione snella), le aziende possono lavorare in modo più efficiente e ridurre il carico di lavoro dei dipendenti.

Riallocazione interna: i dipendenti disponibili di altri reparti possono essere impiegati con breve preavviso per supportare le aree sovraccariche.

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Misure in caso di sottoutilizzazione

In caso di sottoutilizzo, esistono diverse strategie per superare questa fase:

Ridistribuzione del personale: i dipendenti possono essere impiegati in altri reparti che al momento hanno una domanda maggiore.

Prestito di dipendenti: i dipendenti disponibili possono essere temporaneamente prestati ad aziende amiche per utilizzare le loro capacità in modo sensato.

Lavoro a orario ridotto o ferie: nei periodi di scarso utilizzo della capacità, si può introdurre il lavoro a orario ridotto o incoraggiare i dipendenti a prendere le ferie per distribuire il carico di lavoro.

Compiti interni: In questo periodo i dipendenti possono svolgere lavori di magazzino o di manutenzione che altrimenti verrebbero trascurati.

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Figure chiave nella pianificazione della capacità

Per organizzare la pianificazione della capacità in modo efficace, sono necessarie diverse cifre chiave. Queste cifre chiave forniscono informazioni sull'utilizzo della capacità e sui requisiti delle risorse dell'azienda e consentono di prendere decisioni fondate. Le cifre chiave più importanti sono

• Percentuale di utilizzo dell'obiettivo

• Panoramica settimanale delle ore produttive disponibili e necessarie

• Differenza tra risorse disponibili e richieste

• Dati relativi ai progetti nella pianificazione della capacità

• Stato di avanzamento del progetto

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Percentuale di utilizzo degli obiettivi

L'utilizzo percentuale degli obiettivi è un indicatore di performance chiave nella pianificazione delle capacità che mostra l'efficienza con cui vengono utilizzate le risorse umane disponibili. Su un periodo di tempo più lungo, mostra come l'intera azienda, un singolo reparto o più reparti insieme vengono utilizzati in percentuale per settimana.

Panoramica settimanale delle risorse umane

La panoramica settimanale delle risorse umane è uno strumento importante per la pianificazione delle capacità. Mostra il numero di dipendenti impiegati, assenti, disponibili o temporaneamente impiegati in una determinata settimana. Mostra anche un confronto tra le ore produttive necessarie per settimana.

Differenza tra personale disponibile e personale richiesto

La differenza tra il personale disponibile e quello richiesto è fondamentale per una pianificazione efficace della capacità. Una differenza negativa indica che sono necessari altri dipendenti, mentre una differenza positiva indica che è possibile liberare risorse. La differenza aiuta a identificare tempestivamente le carenze o le eccedenze di personale e ad agire di conseguenza.

Dati relativi ai progetti nella pianificazione della capacità

La pianificazione delle capacità richiede un elenco di tutti i progetti con informazioni dettagliate. Queste includono il numero del progetto, il nome del progetto, l'ubicazione, le date di inizio e fine, la durata prevista del progetto e le ore produttive richieste (carico di lavoro o sforzo calcolato; in ore, giorni o settimane). Deve anche essere possibile vedere in quale settimana di costruzione o di pianificazione si trova attualmente il progetto. Questi dati aiutano a calcolare con precisione le ore produttive richieste per ogni progetto e a garantire che tutti i requisiti siano soddisfatti.

Avanzamento del progetto

L'avanzamento del progetto si misura in termini di ore produttive utilizzate rispetto ai requisiti pianificati. Pertanto, per ogni progetto devono essere visualizzate le cifre chiave relative alle ore produttive consumate, pianificate e disponibili. Queste informazioni consentono di valutare le prestazioni del progetto e di apportare le modifiche necessarie per garantire il rispetto della tabella di marcia.

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