Molte aziende edili ricorrono a Excel per la loro pianificazione delle assegnazioni e delle capacità perché è una soluzione semplice ed economica. Come strumento, offre funzioni estese per il calcolo e la gestione dei dati, che possono essere visualizzati tramite diagrammi e grafici. Le possibilità di utilizzo sono praticamente illimitate e, con abbastanza tempo, volontà e competenza, è possibile creare viste di pianificazione anche complesse.
Pianificazione delle risorse in Excel
Per rappresentare una pianificazione completa delle risorse in Excel, è necessario creare diverse viste di pianificazione. Poiché Excel non offre un modello per piani di assegnazione e capacità che copra tutte le aree, abbiamo separato la pianificazione in diagrammi di Gantt per la pianificazione delle capacità, piani di assenza e piani di assegnazione.
Pianificazione delle capacità
Per la pianificazione preliminare dei progetti e la comunicazione con i principali partecipanti al progetto, i diagrammi di Gantt possono essere utili. I diagrammi di Gantt mostrano la durata del progetto sotto forma di barre e offrono una panoramica rapida dei progetti e dei compiti in corso. Nella suite Microsoft Office, puoi trovare modelli in cui inserire le settimane di progetto sull'asse orizzontale e i tuoi progetti sull'asse verticale. Puoi indicare la durata del progetto colorando le celle.
Per utilizzare il diagramma di Gantt come pianificazione strategica delle capacità, devi inserire nelle celle anche lo sforzo richiesto. Nella riga inferiore puoi sommare i valori di tutte le celle – e quindi lo sforzo totale calcolato – e confrontarli con il carico di lavoro disponibile. In questo modo ottieni la futura capacità di carico della tua azienda. Uno svantaggio è che devi riempire molte celle manualmente e aggiornarle continuamente, il che rende la pianificazione soggetta a errori e richiede un elevato sforzo di manutenzione.
Pianificazione delle assenze
Sapere quando i dipendenti sono disponibili è un prerequisito importante per il piano di assegnazione e, prima si conoscono i dati, minore sarà il numero di modifiche successive. Anche per il piano di assenza puoi trovare modelli nella suite Office, strutturati in modo simile a quelli per la pianificazione delle capacità. Sull'asse orizzontale puoi registrare i giorni del mese e sull'asse verticale le tue risorse. I motivi delle assenze possono essere inseriti come lettere nelle celle e possono essere colorati.
Nella riga inferiore le assenze vengono sommate. Anche in questo caso, l'inserimento manuale di tutti i valori rende la pianificazione nel complesso piuttosto dispendiosa in termini di tempo e soggetta a errori. Inoltre, in questo modello sono possibili solo assenze giornaliere. Più informazioni vengono incluse e visualizzate, maggiore sarà lo sforzo di pianificazione e maggiore dovrà essere l'adattamento del modello.
Pianificazione delle assegnazioni
La progettazione del piano di assegnazione dipende dal livello di dettaglio con cui desideri pianificare i tempi di lavoro delle tue risorse disponibili. Una possibilità consiste nel rappresentare, per ogni giorno della settimana, una tabella con intervalli di tempo di un'ora lungo l'asse orizzontale e i dipendenti lungo l'asse verticale. Puoi colorare le celle per indicare le assegnazioni di progetto e scegliere un colore individuale per ogni progetto. In alternativa, puoi rappresentare i progetti lungo l'asse verticale e indicare il personale – con diversi colori – nelle celle.
Con le funzioni delle celle puoi sommare il tempo di lavoro per ogni progetto e ogni dipendente. Come nella pianificazione precedente, anche qui devi inserire manualmente molti dati. Inoltre, disponi solo di viste individuali, quindi in questo caso ad esempio solo una vista giornaliera, strutturata per dipendenti sull'asse verticale, in modo da non avere una visione d'insieme su più settimane.
Comunicazione
Una volta creato il piano, può essere inviato via e-mail ai dipendenti. Questo garantisce che tutti siano informati sui loro orari di lavoro pianificati. Questo approccio diventa problematico in caso di modifiche, poiché spesso riguardano solo alcuni dipendenti. Se le modifiche vengono comunicate a tutto il personale, si crea un sovraccarico di informazioni. Se la modifica viene comunicata solo alla persona interessata, diventa difficile mantenere una visione d'insieme.
Excel è utile se...
Come primo passo o nel caso in cui tu non debba coordinare molto personale e progetti, Excel può essere sicuramente utile. Tuttavia, non appena la tua pianificazione diventa un po' più complessa e devi gestire diversi progetti con più partecipanti, Excel raggiunge rapidamente i suoi limiti.
Con Vanillaplan hai alcuni vantaggi decisivi:
1.) Una soluzione che include tutto ciò di cui hai bisogno
Excel offre ampie possibilità per creare diverse viste di pianificazione, tuttavia devi crearle completamente da solo. Più dettagliata e complessa deve essere la tua pianificazione, più dovrai modificare i modelli che coprono solo le varianti di base assolute. Questo comporta non solo un elevato sforzo iniziale, ma anche un alto livello di manutenzione costante. Con Vanillaplan hai un software che include fin dall'inizio tutto ciò di cui hai bisogno. Ti registri, importi i tuoi dati principali e sei pronto per iniziare.
2.) Uno strumento centrale per la pianificazione collegata
Per una pianificazione efficace delle risorse hai bisogno di diverse viste di pianificazione. In Excel puoi crearle, ma rimangono affiancate senza collegamenti. Questo rende difficile il coordinamento della tua pianificazione delle assegnazioni con le capacità dell'azienda, il che porta a un utilizzo significativamente meno ottimale. In Vanillaplan disponi di viste per la pianificazione delle capacità, due pianificazioni delle assegnazioni e un piano di assenze in diversi orizzonti temporali, tutti collegati tra loro. In questo modo puoi calcolare l'utilizzo della tua azienda a lungo termine, identificare in anticipo carenze di personale o ordini, spostare rapidamente ed efficacemente i progetti e adattare la tua pianificazione delle assegnazioni alla capacità disponibile.
3.) Dall'industria edilizia per l'industria edilizia – con funzionalità extra
In Excel puoi, con un po' di tempo e impegno, ampliare i modelli di pianificazione secondo le tue preferenze. Con Vanillaplan, invece, disponi di una moltitudine di funzionalità extra appositamente adattate alle esigenze del settore edile. Diverse opzioni di filtraggio che possono essere salvate come profili personali, una funzione eventi per, ad esempio, le consegne di materiali o le notifiche di conflitti di calendario per evitare doppi turni – questi extra ti faciliteranno il lavoro quotidianamente.
Ci sono anche funzioni speciali per diverse fasi del progetto: ad esempio, nella pianificazione della produzione, il completamento del tuo ordine viene automaticamente adattato al numero di dipendenti pianificati o puoi pianificare tutti gli ordini allineati per mantenere costante l'utilizzo delle macchine.
4.) Controllo dell'avanzamento del progetto – tramite il consumo di risorse
Una delle domande più importanti per qualsiasi pianificazione edile è come sta procedendo il progetto. Per questo, Vanillaplan offre una funzione speciale che non ha eguali in Excel, ovvero il consumo di risorse. Questo ti mostra per ogni progetto se supera o meno gli sforzi calcolati. In questo modo hai sempre sotto controllo l'avanzamento del progetto e puoi prendere misure tempestive per garantire il completamento puntuale dell'ordine.
5.) Pianificazione individuale e collaborativa
In Excel è possibile condividere la tua pianificazione tramite il cloud con i tuoi dipendenti in modo che ciascuno possa modificarla e vedere le modifiche degli altri in tempo reale. Tuttavia, non è possibile creare profili individuali o impostare diverse autorizzazioni. In Vanillaplan puoi registrare tutti gli utenti e creare un profilo individuale per ciascuno, dove ad esempio possono salvare le loro opzioni di filtraggio o altre impostazioni personali. Inoltre, puoi impostare per ogni utente in che misura può modificare la pianificazione o, ad esempio, solo leggerla, permettendo così a diversi dipendenti di contribuire alla pianificazione a diversi livelli.
6.) Comunicazione semplice – con bacheca e app mobile
Una volta creata la pianificazione delle assegnazioni, deve essere comunicata ai dipendenti. Se la pianificazione viene fatta in Excel, è consigliabile inviare il piano via e-mail a tutti i dipendenti. Tuttavia, diventa davvero complicato – e non è raro che accada – quando si verificano modifiche spontanee che devono essere comunicate tempestivamente a determinati dipendenti. Con Vanillaplan, grazie alla bacheca e all'app mobile come mezzi di comunicazione, l'invio di piani e le telefonate di follow-up sono terminati: i tuoi dipendenti vedono sulla bacheca già il giorno prima dove saranno assegnati il giorno successivo o possono consultarlo da casa o in viaggio tramite l'app mobile. Inoltre, possono essere rapidamente informati delle modifiche tramite notifiche push sull'app mobile – e solo quando le modifiche li riguardano.
7.) Interfaccia visiva e intuitiva
In Excel puoi utilizzare diversi colori, abbreviazioni o simboli per rendere la tua pianificazione il più chiara possibile. Tuttavia, per pianificazioni veramente complesse questo diventa difficile. Con Vanillaplan ci siamo specializzati in una rappresentazione semplice e chiara e in un utilizzo intuitivo. Con colori, icone, foto e diagrammi ottieni in pochi secondi una panoramica della tua pianificazione. È facile da usare senza difficoltà iniziali e, grazie alla sua semplicità, risparmi tempo ogni giorno.
Conclusione
I costi di Excel possono essere bassi e le possibilità di utilizzo teoricamente illimitate, ma devi investire molto tempo ed energia nella creazione della tua pianificazione e affrontare un elevato sforzo di manutenzione costante – e tutto ciò senza funzioni specifiche per la pianificazione edile.
Convinciti tu stesso e prova il nostro software di pianificazione delle risorse specializzato Vanillaplan gratuitamente e senza impegno per 14 giorni.
FAQs
1. Perché molte aziende edili utilizzano Excel per la pianificazione delle risorse?
Molte aziende edili utilizzano Excel perché è una soluzione economica, flessibile e facile da usare per la pianificazione delle risorse nella gestione dei progetti. Excel consente ampi calcoli e visualizzazioni dei dati supportati da diagrammi e grafici.
2. Quali sono le sfide nella pianificazione delle assegnazioni e delle capacità con Excel?
Le sfide nella pianificazione con Excel includono un elevato sforzo di manutenzione manuale, la suscettibilità agli errori durante l'inserimento dei dati e le limitate possibilità di collegare diverse viste di pianificazione.
3. Cos'è un diagramma di Gantt e come aiuta nella pianificazione delle capacità?
Un diagramma di Gantt mostra la durata del progetto sotto forma di barre e offre una panoramica rapida dei progetti e dei compiti in corso. Aiuta nella pianificazione strategica delle capacità visualizzando lo sforzo necessario e la capacità disponibile.
4. Quali sono gli svantaggi dell'inserimento manuale in Excel nella pianificazione delle assegnazioni?
L'inserimento manuale in Excel richiede tempo ed è soggetto a errori. Inoltre, richiede un elevato sforzo di manutenzione, soprattutto quando devono essere apportate modifiche. La pianificazione rimane per lo più limitata a viste individuali, il che rende difficile mantenere una visione d'insieme.
5. Come facilita Vanillaplan la comunicazione con i dipendenti?
Con Vanillaplan, i dipendenti vedono le loro assegnazioni tramite il tableau de bord e l'app mobile, rimanendo sempre aggiornati. Le modifiche spontanee vengono inviate direttamente ai dipendenti interessati tramite notifiche push, eliminando la necessità di chiamate di follow-up e assicurando che tutti ricevano le informazioni di cui hanno bisogno.
6. Come può un software di pianificazione delle risorse specializzato come Vanillaplan migliorare la pianificazione?
Vanillaplan offre viste di pianificazione collegate, funzionalità speciali come le notifiche di conflitti di calendario e il consumo delle risorse, oltre a un'interfaccia facile da usare. Riduce lo sforzo di manutenzione e consente una pianificazione efficace delle risorse.
7. Posso provare Vanillaplan gratuitamente?
Sì, puoi provare Vanillaplan gratuitamente e senza impegno per 14 giorni.
